Samenvattingen van klantgesprekken: wat het je oplevert en hoe je het netjes regelt.
Na een goed klantgesprek weet je het nog precies. Een uur later ben je de helft vergeten, en aan het einde van de week weet je nog maar net wie er belde. Een automatische samenvatting lost dat op.
Wat een samenvatting je brengt
- Meer aandacht voor je klant. Als je niet hoeft mee te schrijven, kun je echt luisteren. Dat merkt de ander en dat verbetert het gesprek.
- Afspraken die vastliggen. Wat is er toegezegd, wat is de volgende stap, wie doet wat? Het staat na afloop in je mailbox, dus je hoeft het niet meer uit je hoofd te reconstrueren.
- Betere opvolging. Je kunt sneller een offerte, vervolgmail of terugbelverzoek opstellen, omdat de kern van het gesprek al op papier staat.
- Minder misverstanden. Wanneer een klant later zegt “dat hadden we toch anders afgesproken?”, kun je teruglezen wat er is besproken.
- Tijdwinst. Geen losse aantekeningen meer uitwerken na afloop. Een paar minuten per gesprek wordt snel een uur per week.
Zo werkt het met Shomi
Shomi maakt van je telefoongesprekken automatisch een samenvatting en stuurt die per e-mail naar je toe. Jij bepaalt zelf wanneer Shomi meeluistert: automatisch, per type gesprek, of alleen wanneer jij dat wilt.
Privacy: dit is wat je moet weten
Een gesprek laten samenvatten betekent dat het gesprek wordt verwerkt. Dat mag, maar er zijn spelregels, en die zijn niet ingewikkeld.
- Meld het aan de beller. De persoon met wie je belt moet weten dat het gesprek wordt opgenomen en samengevat. Doe dat aan het begin van het gesprek, voordat er inhoudelijk iets wordt besproken.
- Geef de beller een keuze. Heeft iemand bezwaar? Zet de samenvatting dan uit voor dat gesprek. Met Shomi kun je zelf bepalen wanneer het aan staat.
- Kies zelf welke gesprekken worden samengevat. In de mobiele app selecteer je per oproep of die wel of niet wordt samengevat. Zo houd je altijd de controle, en blijven gesprekken die je liever niet laat samenvatten buiten beeld.
- Ga zorgvuldig om met de samenvatting. Bewaar alleen wat je nodig hebt, deel het niet onnodig en verwijder het wanneer je het niet meer nodig hebt.
Een voorbeeld om te gebruiken: “Goedemiddag, je spreekt met [naam] van [bedrijf]. Ik laat dit gesprek automatisch samenvatten, zodat ik straks niets mis van wat we afspreken. Is dat voor jou prima?”
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Heb je specifieke vragen over privacywetgeving in jouw branche, vraag dan advies aan een jurist of je functionaris gegevensbescherming.
Kortom
Samenvattingen geven je rust en overzicht, en je klant krijgt je volle aandacht. Als je er open over bent dat het gesprek wordt samengevat, is het ook nog eens netjes geregeld. Meer weten? Lees alles over Shomi.